Kennen Sie das Problem? Eine Rechnung liegt digital vor, muss für das Archiv aber zusätzlich ausgedruckt und physisch abgelegt werden. Der Raumbedarf des Papierarchivs wächst, und Ihre Mitarbeiter benötigen immer mehr Zeit, um ein bestimmtes Dokument zu finden. Dieser Herausforderung begegnen sogenannte Dokumenten-Management-Systeme (DMS, auch ECM: Enterprise Content Management).
Die Vorgaben zur Langzeitarchivierung führen in vielen Firmen zu einem stetig wachsenden Papierarchiv. Eine digitale Dokumenten-Management-Lösung spart Platz und unterstützt Sie dabei, wichtige Dokumente revisionssicher aufzubewahren und schnell wiederzufinden.
Dokumenten-Management mit Kendox InfoShare
Als Partner der Schweizer Firma Kendox bietet Polynorm die DMS-Software Kendox InfoShare an. Das DMS spart physischen Platz und unterstützt Sie dabei, digitale und analoge Dokumente zu erfassen, zu strukturieren, revisionssicher abzulegen und bei Bedarf schnell wiederzufinden. Die Integration in Ihr ERP-System ermöglicht die direkte Übernahme der Dokumente zu den jeweiligen Prozessen, z.B. wird die Bestellbestätigung direkt beim Rüstschein abgelegt.
Vorteile von Kendox InfoShare in der Übersicht
Automatisierte Dokumentenübergabe
Die Vollintegration der ERP-Systeme i/2 und Comarch ERP Enterprise ermöglicht die automatische Dokumentenübergabe vom ERP ins DMS, z.B. bei Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen oder Gutschriften.
Alles an einem Ort
Über die metadatenbasierte Suche finden Sie erfasste Dokumente innerhalb von Sekunden. Rufen Sie diese von überall ab und lesen, annotieren und versionieren Sie diese per Viewer direkt im System.
Revisionssichere Archivierung
Alle Dokumente sind wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher im Sinne der rechtlichen Anforderungen an eine Langzeitarchivierung gemäss GeBüV.
Strukturierte Ablage
Legen Sie Dossiers an, um alle Dokumente zu einem bestimmten Thema sammeln, stellen Sie z.B. Arbeitsverträge oder Gehaltsabrechnungen per Drag-and-Drop zum Personaldossier zusammen.
Umfassendes Zugriffskonzept
Durch das umfassende Rechtekonzept erlangen nur berechtigte Mitarbeiter Einsicht in Dokumente, Zugriffe und Änderungen im Dokument werden registriert und sind mit wenigen Klicks nachvollziehbar.
Office Integration
Öffnen und bearbeiten Sie Dateien direkt aus der DMS-Software in MS Office-Programmen und übernehmen Sie diese mit einem Klick wieder ins elektronische Archiv. Auch Emails können Sie via Outlook-Plugin direkt archivieren.
Flexible Nutzung
Kendox InfoShare ist sowohl als On-Premise Lösung auf Ihrer Infrastruktur als auch webbasiert in der Cloud im Einsatz. Anwender können auf alle für sie freigegebenen Dokumente zugreifen, sowohl intern über das Firmen-LAN als auch über einen WebClient von ausserhalb.
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Kendox ist Träger des Sonderpreises Schweiz 2018 der Initiative Mittelstand. Der Preis wird von einer Jury aus Professoren, Wissenschaftlern, Fachjournalisten und IT-Branchenexperten an innovative Lösungen vergeben, die einen echten Mehrwert für den Mittelstand schaffen.
Kendox und Polynorm
- Die Kendox AG mit Hauptsitz in Oberriet (SG) wurde 2004 gegründet und beschäftigt aktuell etwa 55 Mitarbeiter an fünf Standorten
- Kendox InfoShare ist GeBüV-zertifiziert und bereits bei über 800 Kunden im Einsatz
- Die Polynorm Software AG ist seit Mitte 2015 Kendox Business Partner
- Die grösste von Polynorm betreute DMS-Installation umfasst aktuell ca. 80 Nutzer
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